Datenschutz CRM

Stand: 23. Juli 2025

Datenschutzinformation zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Angehörigen eines Gesundheitsberufes im CRM-System durch Recordati AG

Gemäß den geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und der dazugehörigen Datenschutzverordnung (DSV) sowie, soweit anwendbar, der europäischen Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) und sonstiger anwendbarer Gesetze und Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten (zusammen „Datenschutzgesetze “), stellt Recordati AG („Recordati” oder „Verantwortlicher”) Ihnen in Ihrer Eigenschaft als Angehöriger eines Gesundheitsberufes („HCP” oder „betroffene Person”) die folgenden Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung, die von Recordati bei der Zurverfügungstellung von wissenschaftlichen Informationen, Werbeaktivitäten und (Online) Veranstaltungsorganisation erhoben und verarbeitet werden.

Die personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und den geltenden Vorgaben der zuständigen Datenschutzbehörden verarbeitet.

1. Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?

Verantwortlicher

Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die Recordati AG, Uferstrasse 90 in 4057 Basel -Schweiz. E-Mail: recordatichprivacy@recordati.com, Tel.: +41 61 205 61 00

Bitte beachten Sie: Bis zum 1. September 2025 lautet unsere Postanschrift noch Lindenstrasse 8, 6340 Baar.

Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter von Recordati, die auf die personenbezogenen Daten von betroffenen Personen zugreifen und können und diese verarbeiten, arbeiten unter der direkten Aufsicht und nach den Anweisungen des Verantwortlichen gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen.

2. Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche verarbeitet, sind:

Personal- und Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Steuernummer, Berufsbezeichnung der betroffenen Person, Eintragung in das Ärzteverzeichnis);
Kontaktdaten der betroffenen Person (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, unter der die betroffene Person ihre berufliche Tätigkeit ausübt);
Weitere Informationen zur Person des HCP (wie beispielsweise Interessen, Fähigkeiten und Herangehensweise in Bezug auf (i) technologische Anwendungen und Plattformen im medizinisch-wissenschaftlichen Bereich, (ii) bevorzugte therapeutische Behandlungsmethoden und -wege, (iii) Interesse an digitalen Kommunikationskanälen und (iv) Interesse in Bezug auf pharmazeutische Produkte die Recordati insbesondere durch Gespräche im Rahmen von Veranstaltungen oder Kongressen, oder durch Aktivitäten des HCP im geschützten Fachbereich von Webseiten von Recordati erhält, soweit ein solcher dort verfügbar sind und der HCP sich dort registriert hat und eingeloggt ist;
Daten über die Interaktion von Recordati mit der betroffenen Person (wie z. B. Vorgestellte Produkte und/oder besprochene Inhalte, Öffnen gesendeter E-Mails und digital bereitgestellten medizinisch-wissenschaftlichen Inhalten, Teilnahme an Webinaren usw.).

Personenbezogene Daten des HCP werden direkt bei der betroffenen Person oder indirekt über Mitarbeiter oder von Recordati für die digitale Organisation von Werbeaktivitäten und medizinisch-wissenschaftlichen Informationen eingesetzte Dienstleister erhoben.

3. Zweck, Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Recordati verarbeitet die oben genannten personenbezogenen Daten der betroffenen Person für die folgenden Zwecke („Zwecke”):

Zweck der Verarbeitung

a) Durchführung wissenschaftlicher Informations- und Werbeaktivitäten zu Arzneimitteln und Produkten, die von der Recordati-Gruppe vertrieben werden, sowie damit verbundene Aktivitäten(wie beispielsweise die Präsentation von Arzneimitteln, die Erfassung von Anfragen und die Bereitstellung von Proben sowie Aktivitäten zur Planung von Besuchen durch Außendienstmitarbeiter sowie zur Orientierung, Beratung und Überwachung solcher Aktivitäten) in Arztpraxen, Krankenhäusern und sonstigen Einrichtungen, in denen Angehörige der Gesundheitsberufe ihre berufliche Tätigkeit ausüben.

Rechtsgrundlage

a) 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, sofern anwendbar (berechtigtes Interesse). Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Planung, Durchführung und Optimierung (personalisierter) wissenschaftlicher Informations- und Werbeaktivitäten.

Aufbewahrungsfrist

a) Sofern die betroffene Person nicht von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch macht, werden personenbezogene Daten für einen Zeitraum von fünf (5) Jahrenab ihrer Erhebung und Speicherung in den Systemen von Recordati gespeichert.

Zweck der Verarbeitung

b) Durchführung von Profiling-Aktivitäten basierend auf den Bedürfnissen, Interessen und beruflichen Merkmale von Angehörigen der Gesundheitsberufein den Bereichen Medizin & Wissenschaft, Technologie und/oder Forschung für (i) die Analyse sowie interne Organisation und Planung von wissenschaftlichen Informationsaktivitäten und (ii) die personalisierte medizinisch-wissenschaftliche Informationsvermittlungüber die von der Recordati-Gruppe vertriebenen Arzneimittel und Produkte.

Wenn der Verantwortliche über keine personenbezogenen Daten des HCP verfügt oder nicht im ausreichenden Umfang, die eine personalisierte Informationsvermittlung erlauben, kann der HCP dennoch allgemeine medizinische und wissenschaftliche Informationen und Inhalte nach Maßgabe der Ziff. 4 a) und c) von dem Verantwortlichen erhalten.

Rechtsgrundlage

b) 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, sofern anwendbar (berechtigtes Interesse). Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Planung und Durchführung gezielter und personalisierter wissenschaftlicher Informationsaktivitäten im Interesse des Angehörigen der Gesundheitsberufe, um deren Effektivität im Interesse von Recordati und des HCP zu verbessern.

Aufbewahrungsfrist

Sofern die betroffene Person nicht von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch macht, werden personenbezogene Daten für einen Zeitraum von fünf (5) Jahren ab ihrer Erhebung und Speicherung in den Systemen von Recordati gespeichert.

Zweck der Verarbeitung

c) Versendung wissenschaftliche und andere Informationenüber Arzneimittel und Produkte, die von der Recordati-Gruppe vermarktet werden, per E-Mail oder andere digitale oder webbasierte Kommunikationsmittel (einschließlich der Versendung von Einladungen zur Teilnahme an Kongressen, Konferenzen oder medizinisch-wissenschaftlichen Tagungen, Webinaren und Schulungsveranstaltungen, die von Recordati organisiert oder gesponsert werden).

Rechtsgrundlage

c) 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, sofern anwendbar.Ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person.

Aufbewahrungsfrist

c) Personenbezogene Daten werden gespeichert, bis die betroffene Person von ihrem Recht auf Widerruf Gebrauch macht. Das Recht auf Widerruf kann jederzeit durch Kontaktaufnahme mit dem Verantwortlichen und/oder dem DSB erfolgen, und in jedem Fall für einen Zeitraum von fünf (5) Jahrenab dem Zeitpunkt der Einwilligungserklärung. Durch Ausübung des Widerrufs der Einwilligung wird die Rechtsmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht berührt.

Zweck der Verarbeitung

d) Weitergabe von personenbezogenen Datenan andere Unternehmen der Recordati-Gruppe, in denen die Angehörigen der Gesundheitsberufe tätig sind, zur Erfüllung ihrer unabhängigen medizinischen, wissenschaftlichen und werbenden Informationszwecke über die von anderen Recordati-Gesellschaften vertriebenen Arzneimittel und Produkten.

Die Liste der Unternehmen der Recordati-Gruppe in den einzelnen Ländern ist auf unserer Website www.recordati.com oder unter hier verfügbar.

Rechtsgrundlage

d) 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, sofern anwendbar. Ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person.

Aufbewahrungsfrist

d) Personenbezogene Daten werden gespeichert, bis die betroffene Person von ihrem Recht auf Widerruf Gebrauch macht. Das Recht auf Widerruf kann jederzeit durch Kontaktaufnahme mit dem Verantwortlichen und/oder dem DSB erfolgen, und in jedem Fall für einen Zeitraum von fünf (5) Jahrenab dem Zeitpunkt der Einwilligungserklärung. Durch Ausübung des Widerrufs der Einwilligung wird die Rechtsmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht berührt.

Die Bereitstellung der für die oben genannten Zwecke verarbeiteten personenbezogenen Daten ist freiwillig. Im Falle der Ausübung der Rechte auf Löschung, des Widerspruchs gegen die Verarbeitung oder im Falle des Widerrufs der Einwilligung kann und wird Recordati die oben beschriebenen Aktivitäten gegenüber dem HCP nicht mehr durchführen.

Nach Ablauf der oben genannten Aufbewahrungsfristen werden die personenbezogenen Daten des HCP gelöscht, sofern keine weiteren berechtigten Interessen des Verantwortlichen und/oder gesetzliche Verpflichtungen bestehen, die ihre Aufbewahrung erforderlich machen, ggf. in reduzierter Form.

Der Verantwortliche weist den HCP außerdem ausdrücklich darauf hin, dass er/sie zum Zeitpunkt der Erhebung und bei jeder Zusendung von Informationen, die zu einem der oben genannten Zwecks erfolgen, die Möglichkeit hat: (i) jede erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei der Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor dem Widerruf unberührt lässt; und/oder (ii) der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage des berechtigten Interesses zu widersprechen (weitere Einzelheiten hierzu siehe unter Ziff. 9).

Beabsichtigt Recordati, die genannten erhobenen personenbezogenen Daten für Zwecke zu verwenden, die mit den Zwecken, für welche die Daten ursprünglich erhoben wurden und für die, soweit erforderlich, eine Einwilligung erteilt wurde, unvereinbar sind, wird Recordati die betroffene Person vorab informieren und, falls erforderlich, eine gesonderte Einwilligung für die Verarbeitung zu anderen/weiteren Zwecken einholen.

4. Profiling

Der Verantwortliche informiert die betroffenen Personen, dass in Bezug auf den in der obigen Ziffer 3 Buchstabe b) genannten Zweck (d. h. Profiling-Aktivitäten) diese Tätigkeit ausschließlich dazu dient, auf der Grundlage spezifischer, von Recordati vorgegebener Parameter, das berufliche und wissenschaftliche Profil des HCP sowie deren spezifische berufliche Interessen und Bedürfnisse zu ermitteln, um auf präzise und wirksame Weise die Optimierung der wissenschaftlichen Informationstätigkeit und der Zusendung relevanter Inhalte zu ermöglichen.

Durch die Profilerstellung beabsichtigt Recordati, die Weiterleitung von medizinisch-wissenschaftlichen Massenmitteilungen und Spam an HCPs zu vermeiden und ein personalisiertes Kommunikationssystem zu implementieren, das an den Bedürfnissen, Interessen und beruflichen Charakteristika der betroffenen Personen ausgerichtet ist. Diese Form der Kommunikation durch Recordati kommt indirekt auch den Patienten des HCP zugute.

Im Zusammenhang mit der hier beschriebenen Profilerstellung weist Recordati die HCPs ausdrücklich darauf hin, dass die Profilerstellung

nicht auf der Grundlage eines automatisierten Entscheidungsprozesses erfolgt, der rechtliche oder ähnlich bedeutende Auswirkungen für die betroffenen Personen gemäß Art. 21 DSG oder, soweit anwendbar, Art. 22 DSGVO hat;
die Rechte der betroffenen Personen nicht beeinträchtigt;
keine langfristigen oder sogar dauerhaften Auswirkungen auf die betroffenen Personen hat, da die personenbezogenen Daten zum Zweck des Profiling durch Recordati regelmäßig aktualisiert werden.

Die Profilbildung der betroffenen Personen beruht in der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („EU/ EWR“) auf den berechtigten Interessen des Verantwortlichen. Der Verantwortliche bestätigt, dass er diesbezüglich zuvor eine Bewertung vorgenommen hat, um sicherzustellen, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht beeinträchtigt werden, die berechtigten Erwartungen der betroffenen Person in Bezug auf die spezifische Verarbeitungstätigkeit berücksichtigt werden und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verhältnismäßig ist (sog. „Prüfung des berechtigten Interesses“).

Die betroffenen Personen können weitere Informationen zur Prüfung des berechtigten Interesses nach Maßgabe der DSGVO anfordern, indem sie sich unter den unten angegebenen Adressen an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Betroffene Personen haben jederzeit das Recht, der Durchführung von Profiling-Aktivitäten durch Recordati gemäß dem Verfahren nach Ziff. 9 zu widersprechen.

5. Art der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Art. 5 lit. d DSG oder, soweit anwendbar, Art. 4 Abs. 1 Nr. 2 DSGVO zu den oben genannten Zwecken umfasst die Erhebung, Erfassung, Organisation, Abfrage, Verarbeitung, Löschung und Vernichtung.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Verhältnismäßigkeit und Minimierung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel elektronisch, kann aber auch auf Papier durchgeführt werden. In beiden Fällen erfolgt die Verarbeitung mit geeigneten Mitteln, die angemessen sind und dem Stand der Technik entsprechen, die die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten, das Risiko des Verlusts von Daten so gering wie möglich halten sowie den unbefugten Zugriff und die unrechtmäßige Verarbeitung und Verbreitung verhindern.

6. Empfänger

Der Verantwortliche informiert die betroffenen Personen, dass ihre personenbezogenen Daten ggf. im Zusammenhang mit der Verfolgung der genannten Zwecke an weitere Empfänger oder Kategorien von Empfängern weitergegeben oder zugänglich gemacht werden können, die unabhängige Verantwortliche sind. Dazu gehören insbesondere die zuständigen Behörden nach Maßgabe nationaler und/oder europäischer gesetzlichen Vorschriften oder nach behördlicher Anordnung.

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen können zudem, falls erforderlich, an sorgfältig ausgewählte und beauftragte Auftragsverarbeiter nach Maßgabe des Art. 9 DSG oder, soweit anwendbar, gemäß Art. 28 DSGVO weitergegeben werden, zu denen insbesondere gehören können:

Anbieter von Plattformen für das Kundenmanagement (CRM) und damit verbundene technische Support- und Wartungsdienste;
Kommunikationsagenturen und/oder Veranstaltungsorganisationen; oder
andere Unternehmen der Recordati-Gruppe.

Die vollständige Liste der Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten (unabhängige Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter) wird am Sitz des Verantwortlichen aufbewahrt und kann auf Anfrage der betroffenen Person über die oben gennannten Adresse beim Verantwortlichen zu den üblichen Geschäftszeiten eingesehen werden.

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage und nur nach Maßgabe der einschlägigen Datenschutzgesetze weitergegeben und im Übrigen nicht verbreitet.

7. Übermittlung von Daten ins Ausland

Die Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der EU/ EWR verarbeitet.

Jede Weitergabe und Übermittlung von personenbezogenen Daten der betroffenen Personen in Länder außerhalb der EU/EWR erfolgt ausschließlich bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses des Bundesrates der Schweizerischen Eidgenossenschaft oder der Europäischen Kommission oder nach Maßgabe der sonst einschlägigen Bedingungen und Garantien der anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere der Art. 16 – 18 DSG oder, soweit anwendbar, den Art. 44 – 49 DSGVO.

8. Rechte der betroffenen Personen

Der Verantwortliche weist die betroffenen Personen ausdrücklich darauf hin, dass sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht haben, ihre Einwilligung zu widerrufen, sofern sie diese erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung der personenbezogenen Daten wird durch den Widerruf nicht berührt. Der Widerruf kann beim Verantwortlichen über die oben genannten Kontaktdaten ausgeübt werden. Zudem ist ein Widerruf im geschützten Fachbereich der Webseite Recordati-Plus.ch des Verantwortlichen möglich, soweit ein solcher verfügbar und der HCP dort einen Account angelegt hat, möglich.

Zudem weist der Verantwortliche die betroffenen Personen ausdrücklich darauf hin, dass ihnen die folgenden Rechte in Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten zustehen (zusammenfassend „Rechte”) und sie die nachfolgend Rechte jederzeit auszuüben können:

a) das „Recht auf Auskunft, insbesondere das Recht, eine Bestätigung vom Verantwortlichen über die Verarbeitung oder Nichtverarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person in verständlicher Form zu erhalten; b) das „Recht auf Berichtigung”, d. h. das Recht, die Berichtigung oder, falls gewünscht, die Ergänzung der die betroffenen Person betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen; c) das „Recht auf Löschung“, d. h. das Recht, unter bestimmten, in den Datenschutzgesetzen geregelten Bedingungen die Löschung oder Umwandlung der vorhandenen personenbezogenen Daten in ein anonymes Format zu verlangen, z.B. wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, oder die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person im Hinblick auf die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben oder zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich ist; d) das „Recht auf Einschränkung der Verarbeitung“, d. h. das Recht, von dem Verantwortlichen in bestimmten, in den Datenschutzgesetzen vorgesehenen Fällen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen; e) das „Recht auf Datenübertragbarkeit“, d. h. das Recht, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (oder direkt an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln);

Wenn die betroffene Person ihre oben genannten Rechte gegenüber dem Verantwortlichen ausübt, informiert der Verantwortliche, soweit erforderlich, die Dritten, denen die personenbezogenen Daten der betroffenen Person als unabhängige Verantwortliche übermittelt wurden, über die Möglichkeit der Ausübung der Rechte durch die betroffene Person auch ihnen gegenüber nach Maßgabe der anwendbaren Datenschutzgesetze, es sei denn die Information ist nicht möglich oder wäre mit einem zu großen Aufwand für den Verantwortlichen verbunden.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass gemäß Art. 30 DSG oder, soweit anwendbar, den Art. 21 DSGVO im Falle der Ausübung des Widerspruchsrechts der Verantwortliche jede weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person unterlassen wird, es sei denn, der Verantwortliche hat nachgewiesenermaßen zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung, die gegenüber den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person dient der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Ausübung der vorstehenden Rechte durch die betroffene Person unterliegt keinen formalen Beschränkungen und ist für die betroffene Person mit keinen Kosten verbunden. Der Verantwortliche kann von der betroffenen Person bei Bedarf lediglich verlangen, ihre Identität nachzuweisen, bevor er im Zusammenhang mit der Ausübung der oben genannten Rechte weiter tätig wird.

9. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Der Verantwortliche weist die betroffenen Personen zudem darauf hin, dass sie gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen das Recht haben, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten in einer gegen die einschlägigen Datenschutzgesetze verstoßenden Art und Weise verarbeitet wurden. Darüber hinaus kann sich die betroffene Person an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, wenn der Verantwortliche die Ausübung der oben genannten Rechte verzögern, einschränken oder ausschließen sollte.

Um den betroffenen Personen die Kontaktaufnahme zu den zuständigen Aufsichtsbehörden zu erleichtern: zuständig in der Schweiz ist der Anzeigeformular für Betroffene.

10. Aktualisierung und Überarbeitung

Diese Datenschutzinformation kann vom Verantwortlichen jederzeit geändert und/oder ergänzt werden. Das Datum der letzten Änderungen wird am Anfang der Datenschutzerklärung vermerkt.