Protection des données CRM

Mise à jour : 28 août 2025

Informations relatives à la protection des données à caractère personnel
des professionnels de santé dans le système CRM par Recordati AG

Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, y compris la loi suisse sur la protection des données (LPD) et son ordonnance sur la protection des données (OPD) ainsi que, le cas échéant, le règlement européen (UE) 2016/679 (« RGPD ») et toute autre loi et réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel (collectivement dénommées « lois sur la protection des données »), Recordati AG (« Recordati » ou « responsable du traitement ») vous fournit, en votre qualité de professionnel de santé (« HCP » ou « personne concernée »), les informations suivantes concernant le traitement de vos données à caractère personnel collectées et traitées par Recordati dans le cadre de la mise à disposition d’informations scientifiques, d’activités promotionnelles et de l’organisation d’événements (en ligne).

Les données à caractère personnel sont traitées conformément aux lois sur la protection des données et aux exigences applicables des autorités compétentes en matière de protection des données.

1. Qui traite vos données à caractère personnel ?

Responsable

Le responsable du traitement des données est Recordati AG, Uferstrasse 90, 4057 Bâle, Suisse.
E-mail : recordatichprivacy@recordati.com, Tél. : +41 61 205 61 00

Collaborateurs :

Tous les collaborateurs de Recordati qui ont accès aux données à caractère personnel des personnes concernées et sont susceptibles de les traiter travaillent sous la supervision directe et selon les instructions du responsable du traitement, conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

2. Types de données à caractère personnel traitées

Les données à caractère personnel traitées par le responsable du traitement sont les suivantes :

Données personnelles et d’identification (nom et prénom, date de naissance, sexe, numéro d’identification fiscale, profession de la personne concernée, inscription au registre des médecins) ;
Coordonnées de la personne concernée (numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse professionnelle) ;
Informations complémentaires sur la personne du HCP (telles que ses centres d’intérêt, ses compétences et son approche en matière (i) d’applications et de plateformes technologiques dans le domaine médico-scientifique, (ii) de méthodes et voies thérapeutiques préférées, (iii) l’intérêt pour les canaux de communication numériques et (iv) l’intérêt pour les produits pharmaceutiques) que Recordati obtient notamment lors de discussions dans le cadre d’événements ou de congrès, ou par le biais d’activités du HCP dans la zone réservée aux professionnels de santé du site web de Recordati, dans la mesure où celles-ci y sont disponibles et où le HCP s’y est inscrit et connecté ;
Données relatives à l’interaction de Recordati avec la personne concernée (telles que les produits présentés et/ou les contenus discutés, l’ouverture des e-mails envoyés et des contenus médico-scientifiques fournis sous forme numérique, la participation à des webinaires, etc.).

Les données à caractère personnel du HCP sont collectées directement auprès de la personne concernée ou indirectement par l’intermédiaire de ses employés ou de prestataires de services utilisés par Recordati pour l’organisation numérique d’activités promotionnelles et d’informations médico-scientifiques.

3. Finalité, bases légales du traitement et durée de conservation des données à caractère personnel

Recordati traite les données à caractère personnel susmentionnées de la personne concernée aux fins suivantes (« finalités ») :

a) Réalisation d’activités d’information scientifique et de promotion sur les médicaments et les produits commercialisés par le groupe Recordati, ainsi que d’activités connexes (telles que la présentation de médicaments, la collecte et le traitement de demandes, ainsi que l’orientation, le conseil et la surveillance de ces activités) dans les cabinets médicaux, hôpitaux et autres établissements dans lesquels les professionnels de santé exercent leur activité professionnelle. La base juridique de ce traitement est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, le cas échéant (intérêt légitime) : le responsable du traitement a un intérêt légitime à planifier, mettre en œuvre et optimiser des activités (personnalisées) d’information et de promotion scientifiques.

Durée de conservation : à moins que la personne concernée n’exerce son droit d’opposition, ces données à caractère personnel seront conservées pendant une période de cinq (5) ans à compter de leur collecte et de leur enregistrement dans les systèmes de Recordati.

b) Réalisation d’activités de profilage basées sur les besoins, les intérêts et les caractéristiques professionnelles des professionnels de santé dans les domaines de la médecine et des sciences, de la technologie et/ou de la recherche pour (i) l’analyse, l’organisation interne et la planification d’activités d’information scientifique et (ii) la communication personnalisée d’informations médico-scientifiques sur les médicaments et produits commercialisés par le groupe Recordati.

Si le responsable du traitement ne dispose pas des données à caractère personnel du professionnel de santé ou si celles-ci ne sont pas suffisantes pour permettre une transmission personnalisée des informations, le professionnel de santé peut néanmoins recevoir des informations et des contenus médicaux et scientifiques généraux de la part du responsable du traitement, conformément aux points 4 a) et c).

La base juridique de ce traitement est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, le cas échéant (intérêt légitime) : Le responsable du traitement a un intérêt légitime à planifier et à mener des activités d’information scientifique ciblées et personnalisées, adaptées aux intérêts spécifiques des professionnels de santé, afin d’améliorer l’efficacité dans l’intérêt de Recordati et des professionnels de santé.

À moins que la personne concernée n’exerce son droit d’opposition, ces données à caractère personnel seront conservées pendant une période de cinq (5) ans à compter de leur collecte et de leur enregistrement dans les systèmes de Recordati.

c) Envoi d’informations scientifiques et autres sur les médicaments et les produits commercialisés par le groupe Recordati par courrier électronique ou tout autre moyen de communication numérique ou en ligne (y compris l’envoi d’invitations à participer à des congrès, conférences ou réunions médico-scientifiques, webinaires et formations organisés ou parrainés par Recordati).

La base juridique de ce traitement est le consentement explicite de la personne concernée (art. 6, al. 1, let. a) du RGPD, le cas échéant).

Les données à caractère personnel sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée exerce son droit de rétractation. Le droit de révocation peut être exercé à tout moment en contactant le responsable et/ou le délégué à la protection des données, et dans tous les cas pendant une période de cinq (5) ans à compter de la date à laquelle le consentement a été donné. L’exercice du droit de révocation du consentement n’affecte pas la légalité du traitement antérieur des données à caractère personnel de la personne concernée.

d) Communication de données à caractère personnel à d’autres sociétés du groupe Recordati à des fins d’information médicale, scientifique et promotionnelle indépendante concernant les médicaments et autres produits commercialisés par celles-ci.

La liste des sociétés du groupe Recordati dans chaque pays est disponible sur notre site web www.recordati.com ou ici.

La base juridique de ce traitement est le consentement explicite de la personne concernée (art. 6, paragraphe 1, lettre a) du RGPD, le cas échéant).

Ces données à caractère personnel sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée exerce son droit de rétractation. Le droit de révocation peut être exercé à tout moment en contactant le responsable du traitement et/ou le délégué à la protection des données, et dans tous les cas pendant une période de cinq (5) ans à compter de la date à laquelle le consentement a été donné. L’exercice du droit de révocation du consentement n’affecte pas la légalité du traitement antérieur des données à caractère personnel de la personne concernée.

La fourniture des données à caractère personnel traitées aux fins susmentionnées est facultative. En cas d’exercice des droits à l’effacement, à l’opposition au traitement ou en cas de retrait du consentement, Recordati ne pourra plus exercer les activités susmentionnées à l’égard du HCP.

À l’expiration des délais de conservation susmentionnés, les données à caractère personnel du HCP seront supprimées, sauf si d’autres intérêts légitimes du responsable du traitement et/ou des obligations légales nécessitent leur conservation, le cas échéant sous une forme réduite.

Le responsable du traitement informe également expressément le HCP qu’il a la possibilité, au moment de la collecte et à chaque envoi d’informations à l’une des fins susmentionnées : (i) de retirer à tout moment tout consentement donné, le retrait du consentement n’affectant pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait; et/ou (ii) de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel sur la base de l’intérêt légitime (pour plus de détails, voir le point 9).

Si Recordati a l’intention d’utiliser les données à caractère personnel collectées à des fins incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées et pour lesquelles, le cas échéant, le consentement a été obtenu, Recordati en informera préalablement la personne concernée et, si nécessaire, obtiendra un consentement distinct pour le traitement à d’autres fins.

4. Profilage

Le responsable du traitement informe les personnes concernées que, en ce qui concerne la finalité mentionnée au point 3, lettre b) ci-dessus (c’est-à-dire les activités de profilage), cette activité sert exclusivement à établir, sur la base de paramètres spécifiques définis par Recordati, le profil professionnel et scientifique du professionnel de santé activités de profilage), cette activité a pour seule finalité, sur la base de paramètres spécifiques définis par Recordati, de déterminer le profil professionnel et scientifique du HCP ainsi que ses intérêts et besoins professionnels spécifiques, afin de permettre l’optimisation précise et efficace de l’activité d’information scientifique et l’envoi de contenus pertinents.

En créant ces profils, Recordati entend éviter l’envoi massif de communications médico-scientifiques et de spams aux professionnels de santé et mettre en place un système de communication personnalisé, adapté aux besoins, aux intérêts et aux caractéristiques professionnelles des personnes concernées. Cette forme de communication de Recordati profite également, de manière indirecte, aux patients des professionnels de santé.

Dans le cadre de la création de profils décrits ici, Recordati informe expressément les professionnels de santé que la création de profils

n’est pas effectuée sur la base d’une décision automatisée susceptible d’avoir des effets juridiques ou similaires sur les personnes concernées conformément à l’article 21 du RGPD ou, le cas échéant, à l’article 22 du RGPD ;
n’affecte pas les droits des personnes concernées ;
n’a pas d’effets à long terme ou même permanents sur les personnes concernées, car les données à caractère personnel utilisées à des fins de profilage par Recordati sont régulièrement mises à jour.

Le profilage des personnes concernées repose, dans l’Union Européenne et l’Espace économique européen (« UE/EEE »), sur les intérêts légitimes du responsable du traitement. Le responsable du traitement confirme avoir préalablement procédé à une évaluation afin de s’assurer que les droits et libertés des personnes concernées ne sont pas compromis, que les attentes légitimes de la personne concernée à l’égard du traitement spécifique sont prises en compte et que le traitement des données à caractère personnel est proportionné (ce que l’on appelle « l’évaluation de l’intérêt légitime »).

Les personnes concernées peuvent demander des informations complémentaires sur l’évaluation de l’intérêt légitime conformément au RGPD en contactant le responsable du traitement ou le délégué à la protection des données aux adresses indiquées ci-dessous.

Les personnes concernées ont le droit de s’opposer à tout moment à l’exécution d’activités de profilage par Recordati conformément à la procédure prévue au point 9.

5. Nature du traitement des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel conformément à l’article 5, point d), du RGPD ou, le cas échéant, à l’article 4, paragraphe 1, point 2, du RGPD aux fins susmentionnées comprend la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la consultation, le traitement, la suppression et la destruction.

Le traitement des données à caractère personnel est fondé sur les principes de licéité, de loyauté, de transparence, de proportionnalité et de minimisation. Le traitement est généralement effectué par voie électronique, mais peut également être effectué sur papier. Dans les deux cas, le traitement est effectué à l’aide de moyens appropriés, adaptés et à la pointe de la technologie, qui garantissent la sécurité et la confidentialité, réduisent au minimum le risque de perte de données et empêchent tout accès non autorisé et tout traitement et toute diffusion illicite.

6. Destinataires

Le responsable du traitement informe les personnes concernées que leurs données à caractère personnel peuvent être transmises ou rendues accessibles à d’autres destinataires ou catégories de destinataires qui sont des responsables indépendants, dans le cadre de la poursuite des finalités susmentionnées. Il s’agit notamment des autorités compétentes en vertu des dispositions légales nationales et/ou européennes ou sur ordre des autorités publiques.

Les données à caractère personnel des personnes concernées peuvent également être transmises, si nécessaire, à des sous-traitants soigneusement sélectionnés et mandatés conformément à l’article 9 du RGPD ou, le cas échéant, conformément à l’article 28 du RGPD, parmi lesquels peuvent notamment figurer :

les fournisseurs de plateformes de gestion de la relation client (CRM) et les services d’assistance technique et de maintenance associés;
des agences de communication et/ou des organisateurs d’événements; ou
d’autre sociétés du groupe Recordati.

La liste complète des destinataires de vos données à caractère personnel (responsables indépendants ou sous-traitants) est conservée au siège du responsable du traitement et peut être consultée sur demande de la personne concernée à l’adresse susmentionnée du responsable du traitement, pendant les heures d’ouverture habituelles.

Les données à caractère personnel des personnes concernées ne seront transmises qu’en présence d’une base juridique et uniquement dans le respect des lois applicables en matière de protection des données et ne seront pas diffusées à d’autres fins.

7. Transfert de données à l’étranger

Les données sont en principe traitées uniquement au sein de l’UE/EEE.

Tout transfert et toute transmission de données à caractère personnel des personnes concernées vers des pays hors de l’UE/EEE n’ont lieu qu’en présence d’une décision d’adéquation du Conseil fédéral de la Confédération suisse ou de la Commission européenne ou conformément aux autres conditions et garanties pertinentes des lois applicables en matière de protection des données, en particulier les art. 16 à 18 de la LPD ou, le cas échéant, aux articles 44 à 49 du RGPD.

8. Droits des personnes concernées

Le responsable du traitement informe expressément les personnes concernées qu’elles ont le droit, à tout moment, de retirer leur consentement, conformément aux dispositions légales, dans la mesure où elles l’ont donné. La légalité du traitement des données à caractère personnel effectué jusqu’à la révocation n’est pas affectée par la révocation. La révocation peut être exercée auprès du responsable du traitement via les coordonnées susmentionnées. En outre, la révocation est possible dans l’espace sécurisé du site web Recordati-Plus.ch du responsable du traitement, dans la mesure où celui-ci est disponible et où le HCP y a créé un compte.

En outre, le responsable du traitement informe expressément les personnes concernées qu’elles disposent des droits suivants (ci-après dénommés « droits ») en ce qui concerne leurs données à caractère personnel et qu’elles peuvent exercer ces droits à tout moment :

le « droit d’accès », notamment le droit d’obtenir, de la part du responsable du traitement, la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que la communication de ces données dans un format facilement compréhensible ;
le « droit à la rectification », c’est-à-dire le droit d’obtenir la rectification ou, si souhaité, le complément des données à caractère personnel concernant la personne concernée ;
le « droit à l’effacement », c’est-à-dire le droit d’exiger, dans certaines conditions prévues par les lois sur la protection des données, l’effacement ou la transformation des données à caractère personnel existantes en un format anonyme, par exemple si les données à caractère personnel ont été traitées de manière illicite ou si le traitement des données à caractère personnel de la personne concernée n’est plus nécessaire aux fins pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées ou traitées ultérieurement ;
le « droit à la limitation du traitement », c’est-à-dire le droit d’exiger du responsable du traitement la limitation du traitement dans certains cas prévus par les lois sur la protection des données ;
le « droit à la portabilité des données », c’est-à-dire le droit de recevoir des données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement) ;

Lorsque la personne concernée exerce les droits susmentionnés à l’égard du responsable du traitement, celui-ci informe, dans la mesure où cela est nécessaire, les tiers auxquels les données à caractère personnel de la personne concernée ont été transmises en tant que responsables indépendants, de la possibilité pour la personne concernée d’exercer ses droits à leur égard également, conformément à la législation applicable en matière de protection des données, à moins que cette information ne soit impossible ou implique un effort disproportionné de la part du responsable du traitement.

Il est expressément précisé que, conformément à l’article 30 du RGPD ou, le cas échéant, à l’article 21 du RGPD, en cas d’exercice du droit d’opposition, le responsable du traitement s’abstiendra de tout traitement ultérieur des données à caractère personnel de la personne concernée, à moins que le responsable du traitement ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou que le traitement des données à caractère personnel de la personne concernée serve à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

L’exercice des droits susmentionnés par la personne concernée n’est soumis à aucune restriction formelle et n’entraîne aucun frais pour la personne concernée. Le responsable du traitement peut uniquement exiger de la personne concernée qu’elle prouve son identité avant de donner suite à l’exercice des droits susmentionnés.

9. Droit de recours auprès de l’autorité de contrôle compétente

Le responsable du traitement informe également les personnes concernées qu’elles ont le droit, conformément aux lois applicables en matière de protection des données, d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente si elles estiment que leurs données à caractère personnel ont été traitées d’une manière contraire aux lois applicables en matière de protection des données. En outre, la personne concernée peut s’adresser à l’autorité de contrôle compétente si le responsable du traitement retarde, limite ou exclut l’exercice des droits susmentionnés.

Afin de faciliter la prise de contact des personnes concernées avec les autorités de contrôle compétentes, l’autorité compétente en Suisse est le formulaire de signalement pour les personnes concernées .

10. Mise à jour et révision

La présente note d’information sur la protection des données peut être modifiée et/ou complétée à tout moment par le responsable du traitement. La date des dernières modifications est indiquée au début de la déclaration de confidentialité.